Eat the Frog und Pomodoro-Prinzip

„Nutze den Tag“, „Zeit ist Geld“, „Was du heute kannst besorgen…“ – wer kennt sie nicht, die vielen Redewendungen und Sprichwörter, die uns dazu drängen, anstehende Arbeiten zeitnah, zügig und effizient zu erledigen. Obwohl wir alle wissen, dass es so am Besten wäre – für uns und für das Ergebnis unserer Arbeit -, neigen wir doch allzu gern dazu, zu verschieben oder sogar zu verdrängen – bis die Deadline unmittelbar bevorsteht und der Zeitdruck nahezu unerträglich wird.

Da auf diese Weise das kostbarste aller Güter verschwendet wird, nämlich Lebenszeit in Verbindung mit Lebensqualität, haben sich Philosophen und Ökonomen schon seit der Antike mit der Frage befasst, wie die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal genutzt werden kann. Unter gutem Zeitmanagement versteht man heute die „konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der täglichen Praxis, um sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so zu führen und zu organisieren, dass die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal genutzt wird.“

Was so ökonomisch klingt, kann vor allem bedeuten, dass wir unser Leben so gut organisieren, dass wir weder unbefriedigenden Leerlauf haben (also Langeweile) noch einen Stau von plötzlich dringenden Aufgaben, der Stress und im schlimmsten Fall Versagen bewirken könnte – zu wenig Zeit, um für eine Prüfung zu lernen, eine schlechte Note, weil die Arbeit nicht rechtzeitig fertig geworden ist, oder einfach Stress mit dem Mitbewohner, weil das Bad noch immer nicht geputzt ist.

Wie aber organisiert man sich so optimal, dass alles glatt läuft? Geht das überhaupt? Die Antwort liegt bei jedem selbst. Zeitmanagement ist eine Kunst der Selbstregulation, das heißt, sie kann vermittelt und erlernt werden, aber nicht von außen gesteuert. Kandidaten, die von sich behaupten, nur unter Druck richtig gut arbeiten zu können, verkennen gern, dass der zeitliche Druck zumeist nicht nur ein Aufgabenfeld betrifft – wenn also die Hausarbeit dringend fertig gestellt werden muss, heißt das nicht, dass die Frist für die Steuererklärung, das Badputzen oder das Referat im anderen Fach deshalb aussetzen.

Um von der Flut der Anforderungen, denen wir tagtäglich ausgesetzt sind, nicht überrollt zu werden, empfiehlt sich im Großen und Kleinen die Anwendung von Methoden aus dem Zeitmanagement, von denen hier einige vorgestellt werden. Die einfachste und nützlichste ist die Zwei-Minuten-Regel: Alles, was innerhalb von zwei Minuten erledigt werden kann, wird sofort erledigt! Das erspart einen Stau an lästigen Kleinigkeiten, die in Summe Zeit und Mühe kosten und gern bewirken, dass man sich im Kleinkram verzettelt, statt die wirklich großen Aufgaben in Angriff zu nehmen. Und man hat das gute Gefühl, schon mal etwas geschafft zu haben.

Zeitmanagement-Tools für Schüler und Studierende

Hier sind ein paar Methoden, mit denen man Zeit und Aufgaben mit etwas Übung harmonisch in Einklang bringen kann. Es ist sinnvoll, ein paar verschiedene auszuprobieren, um herauszufinden, welche Methode dem eigenen Wesen und Anspruch am besten entspricht – nicht alle sind gut miteinander zu verbinden.

Das Eisenhower-Prinzip

Der Grundgedanke des Eisenhower-Prinzips ist, dass alle anstehenden Tätigkeiten in vier Kategorien (“Eisenhower-Quadranten“) eingeteilt werden. Die Kriterien der Einteilung sind binär: dringend /nicht dringend kombiniert mit wichtig /nicht wichtig.

1. Quadrant der Eisenhower-Matrix (A-Aufgaben)

Wichtig und dringend: Alles, was unbedingt und zeitnah erledigt werden muss. Im Regelfall Dinge, die mit bald ablaufenden Fristen und/oder Finanzen zu tun haben.

2. Quadrant der Eisenhower-Matrix (B-Aufgaben)

Der zweite Quadrant ist für Tätigkeiten vorgesehen, die wichtig, aber nicht dringend sind. Das heißt, es gibt keine oder nur eine sehr langfristige Zeitvorgabe, die Tätigkeiten sind möglicherweise wiederkehrend oder dauerhaft. Aus diesem Grund – weil es eben keine Frist dafür gibt, werden sie gern von anderen überlagert, obwohl sie für den Planenden eigentlich sehr wichtig sind: Aspekte der Weiterbildung, Vorbeugung, Gesundheit, Familie, Erholung, Trainieren von Selbstverantwortung etc. fallen in diese Kategorie.

3. Quadrant der Eisenhower-Matrix (C-Aufgaben)

Hierhin gehören Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringend sind: E-Mails verschicken, Anrufe tätigen oder Termine vereinbaren. Für die optimale Zeitplanung wäre es sinnvoll, sehr kritisch zu schauen, welche Aufgaben wirklich auf die Liste sollten: Nicht wenige davon können bestimmt auch im vierten Quadranten verortet werden.

4. Quadrant der Eisenhower-Matrix (D-Aufgaben)

Hier notiert man Tätigkeiten, die weder wichtig, noch dringend sind. Sie haben keine Relevanz das alltägliche Leben und könnten entweder ganz gestrichen, delegiert oder in der Bearbeitung ganz ans Ende gesetzt werden. und sollten gemieden werden. Es ist die Aufgaben, die bei einem guten Zeitmanagement einfach eliminiert oder, wenn es anders nicht geht, delegiert werden, sofern sie nicht ausschließlich de Vergnügen oder der Entspannung dienen (Film gucken, Oma anrufen). Ob sie mit auf die Agenda sollen oder ob man einfach die frei werdende Zeit für nutzt muss jeder für sich entscheiden.

Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip besagt, dass bei komplexeren Tätigkeiten in der Regel bereits 20% des üblichen Zeitaufwandes ausreichen, um 80% des gewünschten Ergebnisses erzielen. Die restlichen 80% der Zeit werden also verwendet, um lediglich die noch fehlenden 20% des Ergebnisses zu erreichen. Das Missverhältnis zwischen Zeitaufwand und Ertrag legt nahe, dass bei Aufgaben, bei denen es primär um Erledigung und nicht um Perfektion geht, viel weniger Zeit veranschlagt werden muss, um ein zufrieden stellendes Ergebnis zu erreichen. Voraussetzung ist natürlich dass man nicht von vornherein nur 20% der Zeit veranschlagt und von den erreichbaren 89% dann wiederum nur 80% erreicht.

Es zeigt sich, dass dieses Prinzip ein recht abstraktes ist, das sich oft eher im Prozess des Arbeitens anwenden lässt als bei seiner Planung. Wer also merkt, dass er bei der Vorbereitung eines Referates, beim Verfassen einer Hausarbeit oder beim Hausputz nicht mehr wirklich weiterkommt, der sollte einmal überlegen, ob das erreichte Ergebnis nicht schon durchaus zufriedenstellend ist – und ob das zur Perfektion fehlende Fünftel es wert ist, noch einmal den fünffachen Zeitaufwand zu investieren.

Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist geeignet, um beispielsweise einen bevorstehenden Arbeitstag zu planen. Alles, was an diesem Tag erledigt werden soll (oder muss), wird untereinander notiert, bevor grob die für die Erledigung notwendige Zeit veranschlagt wird. Puffer- oder Pausenzeiten sollten mitgeplant werden, damit nicht am Ende der ganze Plan durcheinandergerät. Lieber mehr Zeit einplanen und einen Kaffee mehr trinken, als am Ende des Tages zu viel Unerledigtes zu haben und trotzdem den ganzen Tag gestresst zu arbeiten! Deshalb ist der Schritt E so wichtig: Dinge, die keinen weiteren Aufschub dulden, sollten als Erstes erledigt werden, egal wie groß der innere Widerstand oder wie klein die Lust darauf ist. Hier gilt das berühmte Wort von Mark Twain: Eat the frog –  schluck die Kröte. Was sowieso getan werden muss, wird weder leichter noch angenehmer dadurch, dass man es vor sich herschiebt.

Pausen und Entspannung nicht vergessen

Es gibt noch eine Vielzahl weiterer Werkzeuge zum Zeitmanagement. Sie haben aber alle gemeinsam, dass es immer darum geht, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen, zu priorisieren, zu delegieren und die eigene Arbeitskraft /-zeit zu organisieren. Damit ist viel gewonnen, und eine gute Motivation besteht auch darin, erledigte Aufgaben von einer realen Liste abzustreichen. Das gibt das gute Gefühl, etwas geschafft und sich von einer Last befreit zu haben – ein doppelter Gewinn also!

Dabei kann aber kein Mensch einen ganzen Tag effektiv durcharbeiten, ohne zwischendurch auch mal Pause zu machen. Alle Zeitmanagement-Modelle sehen vor, dass solche Phasen eingeplant und auch eingehalten werde, damit die Arbeit effektiv bleibt. Das Pomodoro-Prinzip, benannt nach einer kleinen Küchenuhr in Tomatenform, sieht Einheiten von 25 Minuten vor, auf die jeweils 5 Minuten Pause folgen; das 60-60-30- Modell hingegen plant in 60 Arbeitsminuten 5 Minuten Pause und nach zweimal 60 eine längere Pause von 30 Minuten ein. Hier kann und sollte jeder einen eigenen Rhythmus finden und herausspüren, wie lange er oder sie wirklich konzentriert arbeiten kann. Und Vorsicht: Pause heißt nicht, weiter am Bildschirm zu sitzen oder Telefonate zu erledigen, sondern wirklich mal abzuschalten – auch im ganz wörtlichen Sinne. Eine Yoga-Übung, ein Gang durch den Garten oder ein Tee auf dem Balkon auf den Balkon bringen Lebensgeister und Konzentrationsfähigkeit wirklich zurück!